Перечень документов для подтверждения командировочных расходов

Командированный сотрудник должен знать, какими отчетными документами можно подтвердить разные статьи расходов. В служебной поездке от тратит корпоративные средства на проезд, аренду жилья, прочие услуги и товары. Чем подтверждать эти траты?

Документы для подтверждения расходов

В зависимости от типа расходов работник предоставляет в бухгалтерию те или иные подтверждающие документы.

Проезд

Для компенсации затрат на проезд до места командирования и обратно сотрудник должен передать бухгалтеру железнодорожный билет, кассовый чек о покупке постельного белья, авиабилеты и посадочные талоны или билет на автобус.

В командировке служащий может пользоваться такси. Для подтверждения этих расходов ему нужно получить у водителя транспортного средства квитанцию или при наличии кассового аппарата чек об оплате услуг перевозки.

При использовании в интересах компании личного или корпоративного автомобиля для проезда до места командирования и назад работник обязан предоставить руководителю маршрутный лист, счета, квитанции или же кассовые чеки, которые подтверждают маршрут следования машины. Фактический срок нахождения в командировке в этой ситуации указывается в служебной записке.

Проживание

При бронировании гостиничного номера командированный служащий должен получить у администратора бланк строгой отчетности или оригинал кассового чека. С 2018 года большинство отелей перешли на работу с онлайн-кассами. Если услугами гостиницы воспользовалось физическое лицо за наличные, подтвердить оплату нужно кассовым чеком с qr-кодом.

Сотрудник может арендовать квартиру для проживания в ходе командировки. Тогда он должен передать бухгалтеру договор аренды жилого помещения и квитанцию об оплате проживания в квартире от владельца жилплощади.

Если работник производил другие затраты, одобренные начальством, он обязан собрать все квитанции, чеки или счета, подтверждающие эти расходы. Отчетные документы должны быть оригинальными и отображать реально израсходованные суммы денежного аванса.

08.07.2019