Важные нюансы документов, подтверждающих командировочные расходы

По казенным деньгам на слово ни кто не верит: не будет «доказующих» бумаг – не ждите компенсацию...

Когда документы для подтверждения командировочных расходов отсутствуют или оформлены неверно:

  • Будьте готовы оплатить служебную поездку из собственного кармана.
  • Или подготовьте все необходимое для бухгалтерии.

Ниже мы приводим список основных документов, подтверждающих командировочные траты...

Подтвердите проживание

Обязательно возьмите в гостинице документы, подтверждающие проживание в командировке в конкретный период. К ним в первую очередь относятся:

  • Кассовый чек нового образца с пропечатанным QR-кодом (он должен сканироваться приложением ИФНС, выдавать информацию о вас, об оплате и об отеле).
  • Счет на типографском формуляре с 6-значным номером документа (здесь подразумевается наличие ИНН, наименования, официального адреса гостиницы + подпись бухгалтера и печать).

Узнайте полный перечень и ТРЕБОВАНИЯ к отчетным документам и их оформлению в материале по ссылке...

У каждого командированного человека есть право остановиться в съемной квартире. В этом случае важно запросить у агентства или частного лица:

  • Договор о найме (оформленный согласно ГК РФ гл. 35).
  • Расписка от арендодателя, доказывающая сам факт передачи ему денег за проживание (как вариант – квитанция перевода на карту и ксерокопия карты с именем держателя).

Читайте подробнее о проживании и документации от квартиры...

ВНИМАНИЕ:

С 2015 года документы, подтверждающие проживание в гостинице в командировке/в апартаментах являются непосредственным доказательством сроков нахождения в другом городе (наряду с билетами или вместо них при утере).

Докажите, что ехали

Перед отчетом вооружитесь еще одним пакетом документов для подтверждения командировочных расходов – билетами:

  1. Если летели – обычный авиабилет или электронный (в распечатанном виде) + ОБЯЗАТЕЛЬНО! посадочный талон, который подтверждает факт присутствия на борту самолета.
  2. Если ехали на поезде – ЖД билет (обычный или электронный).
  3. Для автобуса – билет, для поездки на авто – маршрутный лист и чеки с заправок.

ВАЖНО:

Поинтересуйтесь у работодателей, в  каких классах можно ехать/лететь – платят ли вагон купе или перелет «бизнес».

Все потеряно?

Если вы забыли/потеряли документы, подтверждающие командировочные траты, или знаете, что можно снять жилье подешевле и заработать на поездке – наш отель будет вам полезен.

И будьте уверены – с нашими документами для подтверждения расходов от гостиницы у вас не возникнет трудностей с отчетом.

24.06.2019