Желание сэкономить на служебной поездке появилось раньше, чем сами командировки. И мы поддерживаем ваше стремление извлечь выгоду (тем более, что сотрудник во время рабочих поездок теряет в зарплате), но спешим предостеречь…

Одно дело – купить чек из гостиницы для отчета. Совсем другое – пройти проверки в организации и налоговой.

На просторах интернета есть сотни сайтов, которые не предоставят ничего, кроме недостоверных документов и проблем. Как отличить подлинник от оригинала? Какие чеки за гостиничные услуги примут? Чтобы не рисковать, сотрудничайте с надежными компаниями. За 13-20% комиссии мы предоставим документы из гостиницы для авансового отчета, которые точно пройдет проверку бухгалтерией и ФНС.

Что вы получаете?

  1. Наличие QR-кода. Документы из гостиницы, в частности гостиничный чек должен иметь QR-код. Отсканировав его в приложении ФНС, можно увидеть все данные о проживании гостя: реквизиты принимающей стороны, стоимость номера, даты заезда и выезда.
  1. Официальные квитанции. Занесем информацию о вашем проживании в реестр, подтвердим факт вашего нахождения в отеле. Подготовим полный комплект документов: чеки за проживание в гостинице, счет по форме З-Г, акт услуг, прейскурант со списком номеров.
  1. Документы от действующей организации. Наш отель действительно существует, все счета и бланки печатаются от его имени. Деятельность ведется официально, с регистрацией в налоговой инспекции.

У вас есть возможность остановиться в съемной квартире и сэкономить. А для бухгалтерии и руководства мы предоставим вам оригинальный пакет бумаг из отеля.

При заказе не нужно никуда ехать – пакет гостиничных документов для командировочных привезем сами! Бесплатно доставим к любой станции метро или за дополнительную плату – адресно.

Как отличить подделку от оригинала?

Внимательно рассмотреть чек. После ввода онлайн-касс на чеке стало пропечатываться не 7, а 25 обязательных полей, включая номер смены, форму расчета и адрес налоговой. Все поля обязательны для гостиничных чеков в СПб РФ, если какой-то из них отсутствует, бланк считается недействительным.

Отсканировать QR-код. В мобильном приложении ФНС можно проверить фискальные документы на подлинность. Для этого данные вводятся вручную или считываются со специального квадратного штрихкода. Приложение сравнит данные на чеке с той информацией, которую ФНС получила автоматически от отеля при оплате через онлайн-кассу. Данные должны полностью совпадать.

Проверить отель. В случае возникновения сомнений в подлинности квитанций, бухгалтер свяжется с гостиницей, в которой проживал сотрудник. Важно, чтобы организация существовала и могла подтвердить факт проживания. Перед покупкой гостиничного чека и документов из гостиницы проверьте реквизиты компании в ЕГРЮЛ – это можно сделать онлайн за 1 минуту.

Деятельность юридического лица. Организация, предоставившая бланки о проживании, должна вести соответствующую деятельность, т.е. иметь определенный код по ОКВЭД. Узнать его можно через сайт ЕГРЮЛ – гостиничный бизнес обозначается цифрами 55.10.

Сравнить цены. Сумма за номер на чеке должна совпадать с прайсом номерного фонда. Если вы превысите лимит на сутки проживания, вполне возможно бухгалтер заинтересуется реальными ценами отеля. Заранее убедитесь, что прейскурант на ваш номер и стоимость в чеке совпадают.

Отвечаем вопросы

Отвечаем на ваши вопросы

- Ваши гостиничные чеки можно получить только в СПб или вы отправляете их по всей РФ?

- Мы привозим их к любой станции метро в Санкт-Петербурге. Командированный сотрудник находится в городе, может лично встретиться с нашим представителем и увидеть документы вживую. И никакого риска потерять квитанции при отправке почтой!

- Вы выдаете оригинальные чеки, не подделку?

- Да, выдаем реальные чеки за гостиничные услуги. Они распечатаны на зарегистрированной онлайн-кассе, а наш отель официально ведет деятельность и платит налоги. 

- Что обязательно нужно предоставить в бухгалтерию?

- Для авансового отчета понадобятся документы о проживании в гостинице: чек или БСО, счет на типографском бланке (не обязательно по форме 3-Г, но мы делаем именно такие). Акт предоставленных услуг и прейскурант на номера – дополнительные документы.

- Я проживал в гостинице в Питере, но потерял документы. Вы поможете отчитаться за командировку перед бухгалтерией?

- Поможем. В случае, если потерялись квитанции на гостиницу или пришли в негодность (листок порван, на нем есть пятна), мы сформируем отчетность от лица нашего отеля. Вы потратите деньги на комиссию, но будет чисты перед своей организацией.

Главное – надежность

Не стоит экономить на своей репутации и приобретать чеки в переходе метро и других сомнительных организациях. Такие услуги обойдутся дешевле – вы получите гостиничные документы для командировочных меньше, чем за 10% от суммы проживания. Но результатом может стать конфликт с бухгалтерией и руководством, возврат потраченных корпоративных денег и даже судебное разбирательство.

Ваша репутация стоит дороже любых комиссий за квитанции. Не рискуйте ей и сотрудничайте с реально существующими отелями.